Грамотный тайм-менеджмент

Автор Л. И. Круглова - бизнес-тренер, коуч-консультант, управляющий партнер тренинговой Мастерской «Личность и карьера»

Грамотный тайм-менеджмент или Властелины собственного времени”

Необходимость решать одновременно несколько задач, потоки разнообразной информации, требующей осмысления, ускорившийся темп жизни – все эти реалии сегодняшнего дня возводят способность управлять временем в ранг «бестселлера» среди необходимых навыков руководителя. Как научиться эффективно распоряжаться своими минутами?

 

Управлять временем невозможно: независимо от желания человека оно будет двигаться с неизменной скоростью. Поэтому в данной статье о тайм-менеджменте речь пойдет о самоорганизации – управлении собственными действиями во временном потоке, об отношении к часам и минутам как к ценному ресурсу, который может принести прибыль или повлечь убытки, о сбалансированности жизни (распределении времени на работу, семью, отдых, обучение), о чувстве времени, позволяющем достигать высоких результатов. Но, самое главное, здесь будут предложены инструменты, с помощью которых можно достигнуть обозначенных целей.

Ценный ресурс

Время называют великим демократом: перед ним все люди находятся в равных условиях, поскольку каждый имеет в сутках 24 часа. Однако вопрос заключается в том, на что тратятся эти драгоценные минуты. Сегодняшний день наполнен важными событиями, значимыми встречами, полезными и осмысленными действиями, а завтра время в очередной раз будет «пущено на ветер», израсходовано так, что потом станет «мучительно больно за бесцельно прожитые годы». В отношении человека ко времени наглядно проявляется его жизненная позиция: он – хозяин своей судьбы или раб обстоятельств? Расточитель или инвестор?

Тайм-менеджмент начинается с практического осознания ценности времени, и способов почувствовать эту ценность очень много. Для людей, подверженных влиянию эмоций, идеальным вариантом практического осознания будет создание ситуации, когда «убийство времени» наглядно и очевидно. Об этом способе очень точно написал Альберт Камю: «Вопрос: как добиться того, чтобы не терять зря времени? Ответ: прочувствовать время во всей его протяженности. Средства: проводить дни в приемной зубного врача на жестком стуле; слушать доклады на непонятном для тебя языке; выбирать самые длинные и самые неудобные железнодорожные маршруты, торчать в очереди у театральной кассы и не брать билета на спектакль и т. д. и т. п.». Такие ситуации вызывают раздражение из-за бессмысленности и бесполезности проведенных часов, тем самым создавая чувство ценности времени, желание его беречь и тратить только на значимые события.

Есть и рациональный способ ощутить его ценность: начать фиксировать расход времени, чтобы увидеть реальную картину взаимоотношений с ним и оценить их результативность. В тайм-менеджменте такой способ называется хронометражем. Суть его состоит в том, что человек в течение трех дней (двух будней и одного выходного) каждые 10 – 15 минут фиксирует свою занятость. Практика показывает, что результаты радуют далеко не всегда, но задуматься они точно заставят.

В процессе выполнения упражнения «хронометраж» хорошо проявляются и «хронофаги» (дословный перевод «пожиратели времени») – дела, ситуации, события, которые безрезультатно расходуют время. «Хронофагами» могут быть конкретные действия (излишнее просиживание у телевизора или чрезмерно долгое чтение), неграмотная система ведения дел («бумажные завалы» или отсутствие четкой цели), персональная неорганизованность («сидром откладывания» или чрезмерная суетливость), а также люди, чьи визиты и телефонные звонки отрывают от дел. Все эти «поглотители времени» характеризуют личный выбор человека, его привычные способы поведения, которые при желании вполне можно изменить. В качестве одного из вариантов внесения подобных изменений в собственную жизнь можно предложить следующее: выявить три-пять типичных для себя «хронофагов» и в течение месяца действовать иначе, наперекор привычкам. Эти действия станут стимулом к формированию новых привычек, которые в будущем обеспечат лучшие результаты и достижения.

Пять пальцев для контроля

Еще одним инструментом контроля времени является метод «пяти пальцев» Л. Зайверта. Простая и очень действенная техника позволяет понять, на каком этапе относительно поставленной цели находится человек. При этом инструмент для осуществления контроля – пять пальцев руки – всегда будет при себе.

Методика следующая: каждый палец символизирует один из параметров, с помощью которых контролируется движение к цели. В течение дня достаточно лишь посмотреть на ладонь и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры.

  •  М (мизинец) – мысли, знания, информация. Подумав об этом параметре, нужно задать себе вопросы: «Что нового я сегодня узнал?», «Какие знания приобрел?», «В чем возросла моя компетентность, увеличился профессионализм?», «Какие новые и важные идеи сегодня меня озарили?».
  • Б (безымянный палец) – близость к цели. Здесь уместны следующие вопросы: «Где я нахожусь относительно достижения желаемого?», «Что я сегодня сделал, чего достиг?».
  • С (средний палец) – состояние. В отношении этого параметра задаются такие вопросы: «В каком эмоциональном состоянии я прожил сегодняшний день?», «Что было связано с положительными эмоциями и энтузиазмом при достижении цели?», «Как я справлялся с негативными состояниями и поддерживал свой настрой в течение дня?».
  • У (указательный палец) – услуга, помощь, сотрудничество. Дотронувшись до указательного пальца, вы можете спросить себя о следующем: «Чем я сегодня помог другим?», «Познакомился ли я с новыми людьми?», «Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)?», «С кем возник конфликт и что я сделал для его конструктивного решения?».
  • Б (большой палец) – бодрость, физическое состояние. Здесь задается такая группа вопросов: «Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддержания физической формы?», «Как позаботился о своем хорошем самочувствии?», «Что позволило отдохнуть, восстановить силы?».

«Пятипальцевый» метод контроля удобен прежде всего своей результативностью и многофункциональностью: он не только позволяет быстро и качественно подвести итоги дня, но и задает смысловые ориентиры для последующего планирования. При всей кажущейся простоте данный метод может быть вполне серьезным аналитическим и практическим инструментом для улучшения собственной жизни.

 

Важны результаты, а не усилия

Когда руководитель нервно и гордо заявляет, что не был в отпуске уже три года, а выходные у него бывают раз в месяц, – это явный сигнал о неполадках в его системе управления организацией. Признанный тренер тайм-менеджмента Г. А. Архангельский первую главу своей популярной книги «Тайм-драйв» посвящает правильной организации отдыха, а не рабочего дня. Роль «загнанной лошади» сегодня уже не в почете, поскольку все больше ценятся результаты, а не затраченные усилия. Лозунг «Работать больше!» постепенно заменяется на установку «Работать лучше!», а соблюдение баланса между деятельностью и восстановлением сил становится одним из необходимых навыков для эффективного движения по жизни. Интересный факт: в немецких ресторанах на кухне находится специальный человек, который следит за тем, чтобы повара тратили на отдых пять – десять минут в час, иначе их усталость скажется на качестве пищи и, как следствие, репутации ресторана.

Важно также научиться перераспределять нагрузку, освобождая себя от авралов и суеты. Хорошо решает эту задачу технология анализа деятельности и саморазгрузки. Анализ осуществляется на основании четырех вопросов по поводу той деятельности, которой человек занимается в данный момент или планирует заняться в будущем.

Ответ на первый вопрос – «Зачем вообще это делать?» – позволяет определить значимость и важность совершаемых или планируемых действий, выделить приоритетные направления. Кроме того, ответ позволяет исключить дела, никак не влияющие на результат, бессмысленные по своей сути.

Постановка вопроса «Почему именно я буду заниматься этим?» помогает создать перечень дел для делегирования и перепоручения подчиненным. Если с этой работой может справиться кто-то другой, насколько необходимо ее выполнять именно вам? Правда, попутно здесь встают вопросы о готовности и умении руководителя корректно делегировать задачи (вместе с полномочиями) другим людям, чтобы впоследствии достигался высокий результат. Но это тема отдельной статьи.

Третий вопрос при анализе деятельности – «Почему это надо делать именно сейчас?» – позволяет определить временные границы исполнения задуманного, установить оптимальные сроки выполнения задач, а также согласовать планируемые действия с реальными обстоятельствами. В тайм-менеджменте есть понятие «кайрос» – наиболее благоприятный момент для выполнения задачи. Это попутный ветер, удачный момент, добрый случай – когда лучи обстоятельств и действий сходятся в одной точке и позволяют событию случиться самым благоприятным образом. Умение чувствовать «кайросы» и даже их создавать – высший пилотаж управления ситуацией.

По пути на открытие выставки завезти документы в департамент, не выделяя на это отдельного времени. Обсудить новый проект с социальным партнером после его удачной сделки (когда он в хорошем расположении духа), а не перед обедом, когда тот устал и думает об отдыхе. В период обучения на семинаре среди его участников найти поставщиков для своей организации и т. д. Здесь важен не формальный подход ко времени (делать все в оговоренные часы), а интуитивный, когда событие происходит не во время, а вовремя.

Многие руководители очень тщательно относятся к соблюдению формальных договоренностей и своей пунктуальности, но данный способ работает не всегда. Гораздо более надежной и эффективной будет способность оказываться в нужном месте в нужное время, а для этого понадобится умение видеть события во взаимосвязи и управлять ситуацией в целом. Впрочем, когда есть настрой на достижение результата, а не всего лишь на соблюдение договоренностей и исполнение функций, чувство нужного времени и нужных действий у многих включается интуитивно.

Наконец, четвертый вопрос – «Почему я буду действовать именно в такой форме?» – позволяет оптимизировать процесс работы и выполнения намеченных планов, находить адекватную форму воплощения задуманного. Ответ на него помогает избежать ненужных затрат и суетливости в воплощении идей.

Эти четыре вопроса саморазгрузки можно повесить на видное место, чтобы всегда была возможность оптимизировать процесс работы, выделить время для отдыха, тем самым более быстро и качественно достигая результатов.

 

Планы для реализации

 От превращения в «загнанную лошадь» удержит и грамотное планирование, при котором обязательно резервируется время на полноценный отдых, сон и все важные сферы жизни (работу, семью, хобби, обучение, общение, поддержание здоровья, путешествия и т. д.). При этом жестко регламентируется всего лишь 60% времени, а остальные 40% предназначаются для действий по «гибкому графику» – взаимозаменяемых задач и возможных обстоятельств. План является лишь пунктирной линией на карте, позволяющей кораблю держать верный курс.

Для повышения эффективности планирования важно учитывать принцип Парето. Итальянский экономист Вильфредо Парето рассчитал, что 80% конечного результата достигается за счет 20% затраченного времени и усилий. Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные дела либо те, что требуют минимальных затрат времени. Необходимо найти те самые 20% ключевых действий, которые принесут 80% желаемого результата.

При планировании и реализации задуманного в первую очередь необходимо решать жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные. Принцип Парето хорошо помогает и в тех случаях, когда руководитель работает со множеством проектов и по различным направлениям деятельности. Выявляя зоны работы, которые принесут максимум результата, он получает возможность оптимальным образом достигать нескольких целей и делегировать рутинную работу другим (те самые 80% занятости). Ведь всегда лучше не «правильно действовать» (просто выполнять правила игры, то есть быть фигурой), а «совершать правильные действия» (видеть все поле, играть и выигрывать, то есть быть шахматистом).

 

Последний важный принцип при планировании будущих действий – двигаться не из прошлого в будущее (то, что я вчера не успел, сегодня придется доделывать), а из будущего к настоящему (цель, к которой я хочу прийти, и действия, необходимые мне сегодня для ее достижения). Не поленитесь и пропишите свои цели, задачи, мечты, смоделировав свое будущее через пять лет:

– кем вы станете;

– чем будете заниматься;

– что вы будете иметь на тот момент;

– какими людьми будете окружены;

– как будет построен ваш день;

– что важного произойдет в вашей жизни к этому отдаленному моменту.

Только после такой работы с желаемым пропишите цели на текущий год: к чему нужно прийти за это время, чтобы через пять лет оказаться в желаемом будущем? Затем планируются дела на месяц, неделю и сегодняшний день – все исходя из картинки будущего, а не ограниченных возможностей и незавершенных дел вчерашнего дня. Лишь в этом случае ваш ежедневник будет действенным инструментом планирования, а не склерозником:-)

Практически изучить тему грамотного распределения времени можно на тренинге мастерской “Личность и карьера” - “Колесо времени или возможности тайм-менеджмента”. 

Другие тренинги Мастерской “ЛИК” – здесь…

Другие статьи Людмилы Игоревны Кругловой – здесь… 

Успешного и результатиного тайм-менеджента!

Мастерская “Личность и карьера” – настоящие тренинги, коучинг, результаты! 

(831) 433-08-40, 8-903-847-36-81

 

Комментарии запрещены.